Aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector (PC 121): alles wat je moet weten!

De wettelijke basis voor de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector vindt u in de Programmawet 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48, en hoofdstuk 2, art. 49 (§9 art. 30 bis van de wet van 27/06/69).

Schoonmaakbedrijven spelen een essentiële rol in het handhaven van hygiëne en netheid in verschillende omgevingen.

En door de steeds veranderende werkomstandigheden in bv. bedrijven, moeten deze bedrijven zich ook vaker aanpassen.

Zo beginnen schoonmakers steeds vroeger of werken laat om de gang van zaken in bedrijven niet te storen.

Dit is de overheid ook niet ontgaan

In het kader van hun strijd tegen sociale fraude en veiligheid op de arbeidsplaats, introduceerden ze een nieuwe wetgeving in de schoonmaaksector van Paritair Comité 121.

Hierdoor worden schoonmaakbedrijven geconfronteerd met aanwezigheidsregistratie die de registratie van werknemers en activiteiten op de arbeidsplaats regelt.

Deze wetgeving zal kortweg de naam Check In and Out @ Work krijgen.

In dit artikel bekijken we wat deze Check In and Out @ Work wetgeving inhoudt voor schoonmaakbedrijven en hoe automatische oplossingen, zoals die aangeboden door GeoDynamics, kunnen helpen aan de wettelijke vereisten te voldoen en als extra de efficiëntie te verbeteren.

Inhoudsopgave

• Check In and Out @ Work
• De Wetgeving: geschiedenis
• Wat houdt de wetgeving in?
• Voor wie geldt de wetgeving?
• Welke gegevens moeten worden geregistreerd?
• Wie is verantwoordelijk voor deze registraties?
• Wie moet zich registeren?
• Wat zijn de verplichte gegevens bij een registratie?
• Hoe moet je registreren?
• Automatisatie door derde partij
• Ontdek de Voordelen van GeoDynamics

Check In and Out @ Work

De nieuwe wetgeving, bekend als Check In and Out @ Work, vertegenwoordigt een cruciale stap voorwaarts in het bevorderen van eerlijke arbeidsomstandigheden en transparantie in de schoonmaaksector.

Vergelijkbaar met de bekende ‘Check In At Work’ (CIAW) in de bouwsector, heeft de RSZ de Check In and Out @ Work-wetgeving hierop voortgebouwd en uitgebreid.

Deze vereiste aanwezigheidsregistratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een middel om de werkervaring voor alle betrokkenen te verbeteren.

De Wetgeving: registratie en compliance

In de moderne arbeidswereld, waar nauwkeurigheid, transparantie en eerlijke arbeidsomstandigheden van groot belang zijn, heeft de overheid specifieke regelgeving ingevoerd om ervoor te zorgen dat de aanwezigheid van werknemers op de arbeidsplaats zorgvuldig worden vastgelegd.

Na de implementatie van de aanwezigheidsregistratie in o.a. de bouwsector in 2014 en de vleessector in 2015, is de volgende sector de schoonmaaksector.

Deze wettelijke vereisten zijn in de programmawet van 26 december 2022 vastgelegd en hebben implicaties voor de schoonmaaksector (PC 121).

Begin juli werd het KB gepubliceerd en werd het in eerste lezing goedgekeurd op de ministerraad van 20 juli.

Deze stelt dat deze maatregel in voege treed vanaf 1 januari 2024.

Wat houdt de wetgeving in?

De wettelijke voorschriften in de programmawet van 26 december 2022 zijn gericht op het nauwkeurig registreren van de aanwezigheid en activiteiten van werknemers op de arbeidsplaats.

Dit slaat op quasi alle onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen.

Deze registratie is bedoeld om een duidelijk en objectief beeld te verschaffen van werktijden, rustpauzes en andere relevante activiteiten.

Het doel is om werknemersrechten te beschermen, eerlijke arbeidsomstandigheden te waarborgen en misstanden te voorkomen.

De geregistreerde gegevens worden doorgestuurd naar de RSZ. 

Voor wie geldt de wetgeving?

Deze wetgeving is van toepassing op de schoonmaaksector en meer specifiek werknemers in Paritair Comité 121.

Aannemers (of onderaannemers) die door een opdrachtgever zijn ingeschakeld om onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten te verrichten, vallen onder het toepassingsgebied van de maatregel.

Er is echter wel een uitzondering:

• de publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden;
• een sportvereniging (vzw) die een verenigingswerker in dienst heeft om haar lokalen schoon te maken;
• de dienstencheque-bedrijven

Welke gegevens moeten worden geregistreerd?

De registratie moet diverse gegevens omvatten die de aanwezigheid en activiteiten van werknemers op de arbeidsplaats in kaart brengen.

Dit omvat onder andere:

• Begin- en eindtijden van de werkzaamheden/activiteiten op de arbeidsplaats.
• Rustpauzes
• Aankomst- en vertrektijden van werknemers op de arbeidsplaats.

Wie is verantwoordelijk voor deze registraties?

De verantwoordelijkheid voor het correct en tijdig registreren van de benodigde gegevens ligt bij de werknemer van het schoonmaakbedrijf.

Opgelet, het is dus de werknemer die de eindverantwoording draagt om hun eigen activiteiten en tijden correct en accuraat te registreren volgens de voorschriften van de wetgeving.

Wie moet zich registeren?

Rekening houdend met de uitzonderingen die hierboven werden vermeld, moet elke natuurlijke persoon geregistreerd worden (vb. de personen verbonden door een leerovereenkomst, de stagiairs, de leerlingen en studenten, zelfstandigen en hun helpers,….).

Het kan dus gaan om:

• Werknemer
• Zelfstandige
• Gedetacheerde werknemer
• Gedetacheerde zelfstandige
• Aannemer
• Onderaannemer

Wat zijn de verplichte gegevens bij een registratie?

Volgende gegevens moeten worden geregistreerd:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon (Rijksregister en/of Limosa);
• het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• het tijdstip van de registratie van aankomst op de arbeidsplaats en dat van vertrek van de arbeidsplaats evenals rustpauzes.

Hoe moet je registreren?

De wetgeving voorziet 2 manieren tot registreren:

• Via een door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voorziene elektronische applicatie
• Via een derde partij die de registratie faciliteert

Automatisatie door derde partij

Het nakomen van deze registratieverplichtingen kan een uitdaging zijn, maar hierbij kan een betrouwbare derde partij van onschatbare waarde zijn.

Met jarenlange ervaring in de checkinatwork bouwsector hebben wij bewezen dat we duizenden bedrijven kunnen ondersteunen bij hun registraties.

Dankzij geavanceerde technologieën zorgen we ervoor dat de registratie van werktijden, rustpauzes en andere activiteiten moeiteloos en effectief verloopt. 

Dit stelt schoonmaakbedrijven in staat om moeiteloos te voldoen aan de wettelijke vereisten en zorgt voor een soepele en effectieve werking van het registratieproces.

Met GeoDynamics ben je verzekerd van een gestroomlijnde aanpak van aanwezigheidsregistratie.

Ontdek de Voordelen van GeoDynamics

Door te kiezen voor de automatische oplossingen van GeoDynamics, investeert u in precisie, efficiëntie en naleving van de wetgeving.

Hier zijn enkele van de overtuigende voordelen:

• Nauwkeurigheid en Betrouwbaarheid: Dankzij geavanceerde technologieën kunt u rekenen op een uiterst nauwkeurige registratie van gegevens, waardoor handmatige fouten tot het verleden behoren.
• Tijdsbesparing: De automatische registratie minimaliseert de tijd die nodig is voor administratieve taken, waardoor uw team zich kan concentreren op hun kerntaken.
• Naadloze Naleving: De oplossingen van GeoDynamics zijn specifiek ontworpen om te voldoen aan de strikte wettelijke vereisten, waardoor u met vertrouwen aan alle voorschriften voldoet.
• Robuuste Gegevensbeveiliging: Uw gegevens zijn van onschatbare waarde, daarom zorgt GeoDynamics voor veilige en betrouwbare opslag en overdracht van informatie.