Wanneer bedrijven starten is de logistieke uitdaging meestal goed beheersbaar. Er zijn geen of slechts enkele werknemers, een beperkte hoeveelheid materialen, en slechts enkele klanten of werven.
Natuurlijk hopen deze bedrijfsleiders niet dat dit status quo behouden blijft. Naarmate de jaren vorderen en deze bedrijven uitbreiden komt de logistieke en administratieve uitdaging op een niveau waar dit niet meer door één persoon gedragen kan worden.
Bovendien neemt de kans op menselijke fouten toe.
Dat was ook het probleem waarmee Climawest worstelde en waarvoor ze de oplossing vonden bij GeoDynamics.
Climawest
Climawest werd opgericht in 2000 en is een installatiebedrijf gespecialiseerd in ‘HVAC’: Heating, Ventilation, Airconditioning en Sanitair.
Hierbij hebben ze ook uitgebreide ervaring op het gebied van zonne-energie en laadstations. Niet alleen levert Climawest op maat gemaakte oplossingen, het bedrijf zet ook erg in op duurzaamheid en innovatie.
De onderneming veranderde in haar 23-jarige bestaan al drie maal van locatie. Dit telkens om haar stevige groei te kunnen ondersteunen.
Angelique, office manager bij Climawest: “Vandaag hebben we een terrein van 7000 m², 50 medewerkers en een zeer uitgebreid wagenpark. Elke dag opnieuw sturen wij onze techniekers naar de verste uithoeken van het land voor reparaties en installaties.”
Digitalisatie van de logistieke uitdaging
“En net daarom vroegen we GeoDynamics om hulp”, zegt Angelique. “We wilden een oplossing vinden waarbij de uren van de werknemers geregistreerd worden, en waarbij we ook een beter overzicht hebben op de locatie van de techniekers.”
GeoDynamics installeerde daarom een badge-systeem en klavier in de bedrijfswagens. Medewerkers kunnen door te badgen hun start- en stopuren registreren, en op basis van deze data wordt ook hun mobiliteitsvergoeding berekend.
Een extra luxe is dat men in real-time de techniekers kan volgen op een digitale kaart. Zo kan Climawest bij een dringende depannage de dichtstbijzijnde medewerker op pad sturen.
“De kers op de kaart is Checkinatwork”, weet Angelique.
Bij deze wettelijke verplichting moeten werknemers zich aanmelden vooraleer ze een werf betreden. Een vergetelheid kan voor fixe boetes zorgen.
“Dankzij het GeoDynamics badge-systeem worden werknemers automatisch aangemeld voor Checkinatwork. Ook wettelijke documenten zijn hiermee gemakkelijk te raadplegen in geval van sociale inspecties.”
Door deze digitalisatie kan Climawest wekelijks uren administratief werk uitsparen en worden menselijke fouten verleden tijd.